施設予約システム 利用マニュアル

1 はじめに

本マニュアルは、玉城青少年の家 施設予約システムの利用方法を説明するものです。

このシステムでは、以下の操作をオンラインで行うことができます。

• 施設の空き状況確認 — カレンダーから日ごとの空き状況を確認
• 予約申請 — 日程・人数・食事・施設利用計画・基本情報を入力
• 予約状況の確認 — 予約番号で現在のステータスを確認
• 各種申請書の提出 — 利用許可申請書、活動計画表、名簿等を段階的に提出

2 TOPページ

カレンダーの見方

TOPページには月間カレンダーが表示されます。各日付セルには宿泊カテゴリごとの空き状況が表示されます。

TOPページ：カレンダーと空き状況の表示

空き状況の表示

• 残数チップ — 各宿泊カテゴリ（本館・キャンプ等）の残り枠数が色分け表示されます
• 緑色 — 空きあり（残り枠が十分）
• 黄色 — 残りわずか
• 赤色（満） — 満室

日付の選択

カレンダーで利用したい日付をクリックすると、その日の詳細（部屋ごとの空き状況・施設の利用可能時間帯）を確認できます。

日付を選択した状態で「申し込み」ボタンをタップすると、選択日が引き継がれた状態で予約フォームに進みます。

3 予約申請の流れ

予約申請は4つのステップで構成されています。画面上部のステッパーで現在の進行状況を確認できます。

Step1: 日程・人数の入力

最初のステップでは、利用の基本情報を入力します。

Step1：初期表示状態

入力項目

項目	説明
利用形態	「宿泊」または「日帰り」を選択します
利用開始日	利用を開始する日付を選択します
利用終了日	利用を終了する日付を選択します（日帰りの場合は開始日と同日）
利用人数	引率者・一般利用者それぞれの人数を入力します
宿泊枠	部屋カテゴリごとの利用枠数を指定します（宿泊時のみ）

Step1：入力完了後の状態

Step2: 日程詳細の入力

各日の食事計画・施設利用計画を入力します。日数分のカードが表示されます。

Step2：初期表示（日ごとのタブ）

食事計画

各食事（朝食・昼食・夕食）について、以下の選択肢から選びます。

• なし — 食事を利用しない
• 食堂 — 食堂での食事を利用
• 野外炊飯 — 野外炊飯場での自炊（昼食・夕食のみ選択可）

一括設定ダイアログ：食事パターンと人数を一括で設定

施設利用計画

利用したい施設をタブで切り替えながら選択します。施設によって時間帯指定が必要なものと、利用有無のみのものがあります。

選択した施設と時間帯のまとめが「施設利用計画」として各日の下部に表示されます。

Step2：施設利用計画の入力（青い太枠が「利用目的・内容」入力欄）

また、各施設の時間帯の下にある「利用目的・内容」入力欄に、その日の主な活動内容をテキストで入力できます。この内容は活動計画表に反映されます。

Step3: 基本情報の入力

団体と引率者の情報を入力します。

Step3：初期表示状態

団体情報

項目	説明
団体名	利用する団体・グループの名称
利用目的	チェックボックスから選択（複数選択可）

引率者情報

項目	説明
氏名	引率責任者の氏名
年齢	18歳以上であること
電話番号	緊急連絡先（ハイフンなし）
メールアドレス	予約確認メールの送信先
住所	引率者の住所

Step3：入力完了後の状態

Step4: 入力内容の確認

これまでに入力した内容をすべて確認し、送信します。

Step4：入力内容の確認（活動計画（内訳））

確認画面の構成

• 基本情報 — 団体名、引率者、利用形態、期間
• 活動計画（内訳） — 各日の食事・施設利用・活動計画の一覧
• 料金概算 — 宿泊料金、食事料金、施設利用料金、シーツ代（2泊ごとにシーツの交換があります / 250円）の概算
• 必要書類一覧 — 提出が必要な申請書類のリスト

Step4：料金概算の表示

内容に問題がなければ、「送信する」ボタンをクリックして予約を送信します。修正が必要な場合は「戻る」ボタンで該当ステップに戻れます。

4 仮予約申請

仮予約申請が正常に送信されると、完了ダイアログが表示されます。

仮予約申請完了ダイアログ：QRコードと予約番号

完了画面で表示される情報

• 予約番号 — ステータス確認や問い合わせに使用する一意の番号です
• QRコード — スマートフォンで読み取ると、ステータスページに直接アクセスできます

5 予約情報の確認

予約番号を使って、いつでも予約の状況を確認できます。

ステータスページへのアクセス方法

1. TOPページまたは完了画面のQRコードからアクセス
2. 予約番号を入力して「検索」ボタンをクリック
3. 予約の詳細情報とステータスが表示されます

ステータスページ：予約情報の全体表示

進捗トラッカー

画面上部の進捗トラッカーで、予約の処理状況が一目でわかります。

進捗トラッカー：現在のステータスを視覚的に表示

申請書テーブル

各申請書の提出状況がテーブルで表示されます。「未提出」「提出済」のステータスと、提出ボタンを確認できます。

申請書テーブル：各書類の提出状況

6 ステータスの流れと4ステータス

予約には4つのステータスがあります。

7 申請書の提出方法

予約情報（ステータスページ）の申請書テーブルから、各種書類の提出を行うことができます。

利用許可申請書

予約内容をもとに自動生成されます。「予約を申請する」ボタンをクリックすると自動で提出されます。予約申請Step1で入力した内容が反映されています。

予約情報（ステータスページ）の「利用許可申請書」確認ボタンをクリックし、確認画面の最下部にある様式印刷（印刷プレビュー画面）から確認することができます。

利用許可申請書

操作手順

1. ステータスページで「利用許可申請書」の「変更」ボタンをクリック
2. 変更したい内容を修正入力する
3. 確認画面で内容が変更されているかを確認する
4. （必要であれば）ブラウザの印刷機能（Ctrl+P / Cmd+P）で印刷またはPDF保存する
5. 提出するボタンで変更した内容の申請書を施設に提出
6. 「提出が完了しました」が表示される

活動計画表

予約内容をもとに自動生成されます。予約申請Step2で入力した内容が反映されています。

予約情報（ステータスページ）の「活動計画表（確認用）」表示ボタンをクリックすると内容確認することができます。また、様式ボタンをクリックすると、提出様式の印刷画面を確認することができます。

※ 活動計画表の内容を変更するには「予約内容の変更」から行います。変更はステータスが「仮予約依頼中」の間のみ可能です。

活動計画表：日ごとの活動・食事計画

操作手順

1. ステータスページで「活動計画表」の様式ボタンをクリック
2. Excelファイルがダウンロードされます
3. 必要に応じて内容を確認・編集
4. 施設に提出（メールもしくはFAX）

宿泊者名簿

宿泊する全員の氏名・年齢等を記入する名簿です。「申請中」ステータス以降で提出可能になります。

操作手順

1. ステータスページで「宿泊者名簿」ボタンをクリック
2. Excelテンプレートがダウンロードされます
3. テンプレートに宿泊者情報を入力
4. 入力済みファイルを施設に提出（メールもしくはFAX）

食堂利用・野外炊飯食材注文書

食堂利用、野外炊飯で使用する食材の注文書です。「予約を申請する」ボタンをクリックすると自動で提出されます。予約申請Step2で入力した食事計画の内容が反映されています。

操作手順

1. ステータスページで「食材注文書」の編集ボタンをクリック
2. 内容を変更し、確認する
3. 入力済みファイルを施設に提出する（メールもしくはFAX）

アレルギー報告書

食堂を利用する場合に提出が必要な書類です。アレルギーの有無に関わらず提出が必要です。

操作手順

1. ステータスページで「食物アレルギー報告書」編集ボタンをクリック
2. アレルギー情報を入力（いない場合は　なし　と入力）
3. 提出するボタンで施設に提出する。もしくは入力済みファイルを施設に提出する。

免除申請書

利用料金の減免対象に該当する場合に提出する申請書です。「申請中」ステータス以降で提出可能になります。

対象となるケース

• 教育課程に基づく学校教育活動の一環としての利用
• 障がい者手帳を交付された者
• その他、施設が認める減免対象

操作手順

1. ステータスページで「免除申請書」編集ボタンをクリック
2. 内容を確認・編集する
3. 提出するボタンで施設に提出する

8 よくある質問